При создании самых простых документов, например, исходящих писем, можно обойтись стандартным шаблоном, вписать туда нужный текст, присвоить ему исходящий номер и распечатать на фирменном бланке. С этим без труда справляется один человек. Для более сложных ситуаций, когда документ готовят несколько сотрудников, SharePoint располагает стандартными функциями контроля версий — при изменении файла ему присваивается новый номер, а старая версия сохраняется нетронутой, таким образом, всегда можно увидеть, кто, когда и какие коррективы вносил, и при необходимости вернуться к прежнему варианту.

Для удобства совместной работы над документом в SharePoint можно создать отдельную область (специализированный сайт), где размещаются все требуемые материалы, распределяются обязанности, планируются обсуждения.

Когда документ подготовлен, его обычно согласовывают с заинтересованными сторонами и утверждают. Для этого можно использовать электронную подпись, поставить которую, к примеру, позволяет Microsoft Office (те же Word или Excel). Средствами же SharePoint в данном случае можно перечислить всех тех, чьи подписи нужны, разослать им соответствующие оповещения, следить за ходом согласования, а по получении последней визы перевести документ в категорию утвержденных, и, скажем, отправить его по положенному адресу.