На базе WSS 3.0 достаточно легко автоматизировать канцелярию, т. е. базовые операции работы с документами, которые присущи любой системе документооборота. Это хранение, учет входящих, исходящих и внутренних документов, ведение карточек документов, поиск по атрибутам и содержимому. Все эти функции обеспечиваются встроенными возможностями библиотек SharePoint, их нужно только должным образом настроить — создать отдельные библиотеки для документов различных типов, добавить необходимые колонки-атрибуты, указав правила их заполнения и индексации. Интуитивно понятный пользовательский интерфейс позволяет выполнить подобную настройку SharePoint сравнительно быстро, дальше — вопрос в соблюдении сотрудниками установленных в компании правил. А из технических аспектов следует выделить два наиболее интересных.

Во-первых, каждой библиотеке документов SharePoint может быть присвоен отдельный e-mail-адрес (в почтовом домене компании), так что сам SharePoint будет принимать документы по электронной почте (во вложениях), раскладывать их по каталогам в соответствии с установленными правилами и автоматически заполнять некоторые поля карточек. Весьма удобная возможность — скажем, полученный от заказчика документ автоматически попадает в SharePoint, регистрируется как входящий, а дальше, уже внутри организации, пересылается только ссылка на него. В реальности, конечно, входящие письма чаще всего поступают в бумажном виде, так что для размещения в SharePoint их придется отсканировать.

Во-вторых, SharePoint позволяет определить шаблоны для всех типов документов (письмо, приказ, служебная записка и т. п.), привязать их к соответствующим библиотекам и таким образом обеспечить возможность создания единообразных документов в правильном месте.