Для любой библиотеки SharePoint можно задать рабочие процессы, которые должны выполняться с хранящимися в ней документами. Запуск рабочего процесса происходит или автоматически при добавлении нового или изменении существующего документа, или в ручном режиме. В SharePoint стандартно присутствует несколько заготовок для сбора отзывов и подписей, утверждения.

Функционирует этот механизм примерно следующим образом. Предположим, ваш коллега разработал документ, разместил его в SharePoint и запустил рабочий процесс «Сбор отзывов», включив вас в список тех, чье мнение его интересует. Вы получаете уведомление, открываете список задач на портале SharePoint (или в программе Outlook, если к ней подключены задачи из SharePoint) и видите новую — «Просмотреть такой-то документ и дать свои замечания до такого-то числа». Задачу можно перепоручить кому-то другому или выполнить самому. Для этого достаточно по указанной ссылке открыть документ и, если требуется, внести коррективы. Затем для задачи нужно установить статус «Выполнено», и как только то же самое проделают все участники, рабочий процесс будет успешно завершен, а автор документа соответствующим образом оповещен. Если же отзывы вовремя не поступят, по списку задач будет сразу видно, кого следует поторопить.

Именно рабочие процессы SharePoint и позволяют формализовать документооборот — как сценарии действий, необходимых при появлении или изменении тех или иных документов. Некоторые из этих действий, в свою очередь, могут приводить к созданию новых или изменению существующих документов и т. д.

SharePoint дает возможность разрабатывать новые рабочие процессы с помощью SharePoint Designer (правда, данный компонент входит только в enterprise-редакцию Microsoft Office 2007). Это довольно интересный инструмент, посредством которого можно создавать сложные многошаговые последовательности, совершенно не прибегая к программированию. Однако на освоение этого конструктора потребуются усилия и время, да и пользоваться им нужно осторожно. К примеру, очень легко создать рабочий процесс, который автоматически запускается при изменении данных и сам их изменяет. Такой бесконечный цикл легко выведет из строя портал SharePoint, так что придется провести восстановительные работы.

Вообще SharePoint — это первая и пока единственная серьезная система, использующая стандартный движок рабочих процессов Windows Workflow Foundation (WF, составляющая Microsoft .NET 3.0). И хотя отдельные аспекты такого решения требуют дальнейшего развития и усовершенствования, уже сейчас несложно предсказать, что вскоре SharePoint станет одной из основных платформ для автоматизации документооборота.