iPark.DOCS for WSS 3.0 — простое и эффективное решение для организации документооборота малых и средних предприятий (в том числе, дочерних компаний и компаний-сателлитов предприятий крупного бизнеса), построенное на основе бесплатного компонента WSS 3.0 с учетом специфики российского бизнеса.

Неэффективный документооборот съедает 40% рабочего времени

Оптимизированный документооборот — неотъемлемое условие эффективной деятельности любой компании. По статистике до 80% корпоративной информации не структурировано, что отнимает около 40% рабочего времени на поиск нужных данных. При этом до 70% времени затрачивается на создание таких материалов с нуля вместо повторного использования.

Деятельность крупных компаний сегодня невозможно представить без грамотно автоматизированного документооборота. Соответственно на рынке существует целый ряд достаточно эффективных решений данной проблемы. Документооборот же на предприятиях малого и среднего бизнеса фактически не регламентирован.

При этом главная причина такого положения дел состоит просто в отсутствии адекватных решений применительно к этим сегментам рынка. Использование методологии организации документооборота крупных компаний для малого и среднего бизнеса неоправданно дорого и сложно по содержанию, да и совсем не к чему компаниям, состав управленческого персонала которых может не превышать пяти человек. Отсутствие же всякой методологии в десятки раз снижает производительность труда.

Небольшие компании не заботятся о регламентации собственного документооборота?

Как результат — возникает целый ряд проблем при работе с документами внутри компании:

• Отсутствие четкой структуры документооборота сказывается на сохранности документов и может привести к потере важной информации;
• Хранение всей информации на локальных компьютерах и файл-серверах затрудняет ее поиск и не исключает возможность несанкционированного удаления;
• Сложности с моментальным доступом к документам и информации;
• Невозможность сохранения в одном месте всех версий документов;
• Нераспределенный доступ к информации;
• Невозможность отследить историю изменения документа с привязкой к должностному лицу;
• И наконец, главная проблема любого документооборота небольшого предприятия — отсутствие четкой регламентации.

Надоело копить макулатуру?

Можно сколь угодно долго откладывать решение этих проблем в дальний ящик (вместе с горами макулатуры из документации компании), наивно полагая, что на эффективности бизнеса это никак не отражается. Но не лучше ли решить все проблемы с организацией документооборота, раз и навсегда исключив ситуации, когда:

• разговаривая по телефону с важным партнером, Вы не можете сразу найти нужный документ;
• не всегда владеете точной информацией о том, какие из выданных Вами поручений на текущий момент выполнены, а какие просрочены;
• существующая скорость согласования документов портит имидж Вашей организации;
• объем бумаг, которые лежат на Вашем столе, увеличивается каждый день;
• а сотрудников невозможно заставить работать в рамках регламента, просто потому что в вашей организации его нет!

Инструмент + Регламент = iPark.DOCS for WSS 3.0

По мнению многих специалистов, наведение порядка в документообороте компании в первую очередь зависит от организационно-дисциплинарных мер, а не от уровня автоматизации. Поэтому приобретение даже самого совершенного программного пакета не обеспечит нового качества работы. Тем более что это повлечет за собой целый ряд сопутствующих задач по привлечению квалифицированных специалистов для внедрения технологии, составлению регламентов, обучению сотрудников и т.п.

С другой стороны, заставлять сотрудников соблюдать правила обращения с документами, не предлагая никакого программного инструмента, тоже не вполне корректно.

Мы предлагаем использовать бесплатный компонент Windows SharePoint Services 3.0 (WSS) в качестве помощника при решении проблем с организацией документооборота.

В WSS содержится ядро платформы SharePoint: возможности разработки, структура безопасности, автоматизация документооборота, веб-инфраструктура, множество компонентов, обеспечивающих работу рабочих групп.

Для любой системы электронного документооборота единое централизованное хранилище документов — обязательный компонент, в этом смысле SharePoint подходит архитектурно, а имеющиеся в нем функции способны решить основные задачи по управлению документами. Стоит также заметить, что SharePoint переведен на русский язык и отлично интегрируется с Microsoft Office.

Это позволило специалистам компании «Инфо-Парк» создать шаблон с готовым регламентом, который можно «заточить» под специфику конкретного предприятия. iPark.DOCS for WSS 3.0 — и единое, централизованное хранилище документов и одновременно среда управления ими — идеальное решение для небольших компаний, не имеющее аналогов на рынке Российской Федерации.

Принцип Plag&Play в действии

Для начала работы с iPark.DOCS for WSS 3.0 необходимо иметь:

• Windows Server не ранее 2003;
• ОС Windows не ранее XP;
• MS Office 2007;
• Internet Explorer не ниже 6.0.

Главная отличительная особенность решения iPark.DOCS for WSS 3.0 состоит в том, что это готовый к работе продукт. Шаблон для организации документооборота предприятия, построенный по принципу Plag&Play, исключающий временные затраты и необходимость выезда специалистов для установки решения.